Az intézményi várólistát vezető személyt az adott ellátást nyújtó egészségügyi szolgáltató szervezeti és működési szabályzatában kell meghatározni. Az intézményi várólistára való felkerülést - a beteg megfelelő tájékoztatáson alapuló beleegyezése után - a beteg kezelőorvosa kezdeményezi. Az egyedi azonosítót a kijelölt személy határozza meg és azt - személyesen vagy kezelőorvosa útján - zárt borítékban átadja a beteg számára. Az egyedi azonosítót és a beavatkozás várható időpontját az egészségügyi szolgáltató honlapján az intézményi várólista keretében kell közzétenni. A beteg területi ellátására nem kötelezett szolgáltató az intézményi várólistára történő felvételt megtagadhatja, ha a területi ellátási kötelezettségű feladatainak folyamatos ellátását - a várólista alapján nyújtható ellátások vonatkozásában - a területen kívüli beteg fogadása veszélyezteti  .